全員同じロゴより印象に残る？一人ひとり名前を変えるノベルティ

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企業のノベルティや記念品では、同じ品物に同じ会社ロゴを入れて、必要な数量をまとめて製作する方法が一般的です。

会社名を知ってもらうための配布品であれば、全員共通のデザインでも十分に役割を果たします。

しかし、社員への周年記念品、社内表彰、退職記念、招待客への贈り物などでは、会社ロゴだけでなく、一人ひとりの名前を入れることで、受け取ったときの印象が大きく変わります。

同じペンやグラスでも、

「会社から全員に配られた物」から、
「自分のために用意された物」へ変わるからです。

三栄ぷりんとでは、これまで宛名印刷や差し込み印刷など、内容を一件ずつ変える可変印刷に取り組んできました。

その経験を生かし、紙への印刷だけでなく、オリジナルグッズへの個別名入れについてもご相談いただけます。

今回は、ExcelやCSV形式の名簿を利用して、一人ひとり内容を変えるノベルティの作り方をご紹介します。

可変印刷とは、1個ずつ内容を差し替える印刷

可変印刷とは、同じ基本デザインの中で、一部分だけを一件ごとに差し替えて印刷する方法です。

例えば、案内状の宛名印刷では、用紙やレイアウトは同じでも、氏名や住所は送付先ごとに異なります。

この仕組みをノベルティへ応用すると、次のような情報を1個ずつ変えられます。

• 氏名
• 部署名
• 役職名
• 受賞名
• 勤続年数
• 記念日
• 会員番号
• 管理番号
• シリアル番号
• QRコード
• 短い個別メッセージ

商品そのものは同じでも、入れる情報を変えることで、一人ひとりに合わせたオリジナルグッズを製作できます。

印刷の場合は「可変印刷」、レーザー加工の場合は「可変刻印」と呼ぶこともありますが、基本的な考え方は同じです。

「共通部分」と「個別部分」を組み合わせる

可変名入れでは、デザインのすべてを一人ずつ作り直す必要はありません。

最初に、全員に共通する部分と、一人ずつ変更する部分を分けます。

例えば、創立記念品なら次のような構成が考えられます。

全員共通の部分

• 会社ロゴ
• 創立○周年
• 記念日
• 共通メッセージ
• 基本レイアウト

一人ずつ変更する部分

• 社員名
• 部署名
• 勤続年数
• 社員番号

基本となるデザインを一つ作り、名簿の情報を順番に差し替えていきます。

会社としての統一感を保ちながら、それぞれの人に合わせた特別感を加えられるのが、可変加工の大きな特徴です。

名前が入るだけで、受け取る人の感じ方が変わる

会社ロゴだけが大きく入ったノベルティは、受け取る人によっては「広告として配られた物」と感じるかもしれません。

一方、自分の名前や受賞内容が入っていれば、同じ品物でも記念品としての意味が生まれます。

例えば、濃紺のアルミ製ボールペンに会社ロゴだけを入れれば、一般的な企業ノベルティです。

そこへ社員の名前を加えると、個人専用の筆記具になります。

グラスに会社名と周年記念日だけを刻印する場合と、一人ひとりの名前まで刻印する場合でも、受け取ったときの印象は異なります。

名前を一つ加えるだけでも、

• 自分のために準備されたと感じられる
• 他の人の物と間違えにくい
• 記念品として保管されやすい
• 社内イベントの思い出が残る
• 贈った側の心遣いが伝わりやすい

といった効果が期待できます。

高価な品物を選ばなくても、個別情報を加えることで記念品としての価値を高められます。

可変名入れが向いている場面

社員への周年記念品

創立記念や周年行事で、社員全員へ配る記念品です。

会社ロゴ、周年数、記念日に加えて、社員名や所属部署を入れられます。

同じデザインで統一しながら、一人ずつ異なる仕上がりにできます。

社内表彰・永年勤続表彰

受賞者名、表彰名、勤続年数、表彰日などを変更します。

「営業成績優秀賞」「永年勤続20年」「社長賞」など、表彰内容まで変えることも可能です。

受賞者ごとに内容が異なる場合、可変加工との相性がよい用途です。

退職・異動の記念品

名前、所属部署、在籍期間、短い感謝の言葉などを入れます。

グラス、ペン、金属製タグ、木製品などへ個別の内容を加えることで、送別の記念品になります。

結婚式やパーティーの席札

ゲストの名前を一つずつ変えて、グラスや小物を席札として利用する方法です。

当日は座席案内として使用し、終了後はそのまま持ち帰ってもらえます。

席札と引き出物の役割を一つにまとめられるのも利点です。

会員・顧客向けの記念品

氏名、会員番号、顧客番号などを入れた記念品です。

招待客、契約者、優良顧客など、限られた人へ渡す品物に個別情報を入れると、特別感を出しやすくなります。

製品・備品の管理

可変加工は、贈り物だけでなく管理用途にも利用できます。

同じ形のプレートやタグに、管理番号、機械番号、部署名、QRコードなどを入れれば、備品や製品を識別しやすくなります。

番号を変えながら加工する点は、氏名を変える名入れと同じ仕組みです。

どのような品物へ個別名入れできる？

可変名入れに向いている品物として、次のような物が考えられます。

ボールペン・シャープペンシル

社員記念品、表彰品、卒業・卒団記念などに使いやすい定番品です。

濃紺や黒などに塗装されたアルミ製ペンへUVレーザーで刻印すると、加工部分が明るく見え、塗装色とのコントラストが生まれる場合があります。

名前が見やすく、実用品として使ってもらいやすい品物です。

グラス・タンブラー

名前、記念日、会社ロゴなどを組み合わせられます。

周年記念、表彰、退職記念、結婚式の席札などに向いています。

ガラスへのUVレーザー刻印は、白っぽいすりガラス状に見える仕上がりが基本です。

木製キーホルダー・木札

会社ロゴと氏名、部署名、番号などを組み合わせられます。

木目による自然な個体差があるため、同じ形、同じデザインでも一つずつ表情が異なります。

金属製プレート・タグ

社員名、管理番号、受賞名などを入れられます。

記念品のほか、設備、鍵、工具、バッグなどの識別用タグにも利用できます。

コースター

社員名やゲスト名を入れれば、席札や記念品として使えます。

木製、コルク、石材、タイルなど、素材によって印象を変えられます。

革製タグ・バッグタグ

氏名、イニシャル、番号などを入れた実用品にできます。

社員旅行、記念行事、会員向けグッズなどにも使いやすい品物です。

ExcelやCSVの名簿を利用できます

人数が多い場合、一人ずつメール本文に名前を入力したり、人数分のデザインデータを作ったりする方法では、手間がかかるだけでなく、入力間違いも起こりやすくなります。

可変加工では、ExcelやCSV形式の名簿をご用意いただくと、データを順番に差し替えて使用できます。

例えば、次のような表です。

この表から、

• 氏名だけを変える
• 氏名と部署名を変える
• 人によって表彰内容も変える
• 番号とQRコードを連動させる

といった加工データを作成します。

ただし、Excelの表を受け取れば、そのまま確認なしで加工できるわけではありません。

実際の加工前には、文字数、表記方法、重複、空欄などの確認が必要です。

名簿を作るときに気をつけたいこと

1．姓と名の間を統一する

「山田太郎」
「山田 太郎」
「山田　太郎」

では、姓と名の間にスペースがないもの、半角スペース、全角スペースという違いがあります。

意図した違いでなければ、どれか一つに統一します。

2．アルファベット表記を確認する

同じ名前でも、ローマ字には複数の表記が考えられます。

例えば「太郎」は、依頼者の希望によって次のような違いが出ます。

• TARO YAMADA
• Taro Yamada
• T. Yamada
• YAMADA TARO

大文字・小文字、姓と名の順番、イニシャル表記などを事前に決めることが大切です。

加工業者側で勝手に表記を変更すると、本人が普段使用している表記と異なる可能性があります。

ローマ字名は、できるだけ本人確認済みの名簿をご支給ください。

3．旧字体や外字を確認する

「高」と「髙」、「崎」と「﨑」など、見た目が似ていても異なる文字があります。

パソコンや使用する書体によって表示できない場合もあるため、特別な漢字を使用する名前は事前確認が必要です。

PDFや印刷見本を添付していただくと、確認しやすくなります。

4．敬称の有無を決める

「様」「殿」「さん」などを入れるのか、名前だけにするのかを統一します。

記念品では敬称を付けず、席札や招待客向けでは「様」を付けるなど、用途によって考え方が変わります。

5．不要な空白や改行を入れない

Excelの画面では分かりにくくても、セル内に余分なスペースや改行が含まれている場合があります。

そのまま差し込むと、文字の位置がずれたり、名前の後ろに不自然な空間ができたりします。

6．最終名簿を一本化する

修正版の名簿が何度も送られてくると、どのファイルが最終版なのか分からなくなることがあります。

「最終」「修正」「最終修正」「最終確定」など、似た名前のファイルを複数作るより、担当者を決めて一つの確定名簿にまとめる方が安全です。

名前の長さによって見え方が変わる

可変名入れでは、全員の名前が同じ文字数とは限りません。

短い名前に合わせて文字を大きくすると、長い名前が加工範囲に収まらなくなることがあります。

反対に、最も長い名前に合わせて全員を小さくすると、短い名前まで必要以上に小さく見えてしまいます。

そのため、基本レイアウトを決める際には、名簿の中から次のような名前を確認します。

• 最も文字数が多い名前
• 最も短い名前
• アルファベット表記が長い名前
• 旧字体や特殊文字を含む名前
• 役職や部署名も含める人

必要に応じて、文字数によって文字サイズを調整したり、2行に分けたりします。

一件ずつ異なる情報を扱うからこそ、単にデータを流し込むだけでなく、仕上がりを想定した設計が必要です。

可変印刷が得意な印刷店だからできること

三栄ぷりんとは、宛名印刷をはじめ、一件ずつ内容を変える印刷に長く取り組んできました。

可変加工で重要なのは、名前を自動的に差し替える技術だけではありません。

• 名簿の項目を整理する
• 不要な空白や表記の違いを見つける
• 長い名前でも収まるレイアウトを考える
• データの順番と製品の順番を合わせる
• 加工後に名簿と照合する
• 部署別、席順別、番号順に仕分ける

といった、名簿を扱う実務全体が重要です。

紙への可変印刷で培った経験は、ペン、グラス、木製品、金属製タグなどの個別名入れにも生かせます。

加工機が名前を変えて加工できるだけでは、安心して大量の個別名入れを任せられるとは限りません。

誰の品物に、どの内容を入れ、どの順番で納品するかまで管理して、初めて可変加工として完成します。

可変加工の基本的な流れ

1．用途と品物を決める

誰に、何のために渡す品物なのかを確認します。

社員記念品、表彰品、席札、管理用タグなど、用途によって適した素材や加工方法が変わります。

2．加工する現物を確認する

既製品や持ち込み品は、素材、塗装、形状、加工面積を確認します。

商品ページの写真だけでは判断できないこともあるため、可能であれば現物を使った確認が安心です。

3．共通デザインを作る

会社ロゴ、記念日、共通メッセージなど、全員に共通する部分を配置します。

4．名簿を受け取る

ExcelやCSV形式で、氏名、部署名、番号などの個別情報をご用意いただきます。

一つのセルに複数の情報をまとめず、氏名、部署名、番号などを列ごとに分けると扱いやすくなります。

5．差し込みデータを作成する

共通デザインへ名簿の各項目を連動させ、人数分の加工データを作成します。

6．校正・試作を確認する

文字の大きさ、表記、加工位置、刻印色などを確認します。

全員分を製作する前に、代表的な名前で試作すると安心です。

7．本加工と照合を行う

名簿と加工品を照らし合わせながら製作します。

特に、同じ品物が多数並ぶ場合は、加工後の混同を防ぐ管理が必要です。

8．指定順に仕分けて納品する

番号順、五十音順、部署別、テーブル別、席順別など、ご指定の順番に合わせて仕分けることも検討できます。

仕分け方法については、見積もり前にご相談ください。

予備の品物も用意しておく

持ち込み品へ印刷やレーザー刻印を行う場合は、必要数ちょうどではなく、予備を用意することをおすすめします。

加工テストに使用するほか、製品の個体差、表面の傷、加工中の不具合などに備えるためです。

特に、あとから同じ商品を買い足せない場合や、製品ごとに色や木目が異なる場合は、最初に予備を含めて用意した方が安心です。

必要な予備数は、品物、数量、加工方法によって変わります。

個人情報の取り扱いにも注意が必要

氏名、所属、社員番号などが含まれる名簿は、個人情報に当たる場合があります。

加工に必要のない住所、電話番号、生年月日などまで含んだ名簿を、そのまま支給する必要はありません。

可変名入れ用のデータには、加工に使用する項目だけをまとめてください。

例えば、氏名と部署名だけを加工する場合は、その2項目と管理用の通し番号があれば十分です。

必要な情報を絞ることで、データの確認もしやすくなり、誤使用の防止にもつながります。

小ロットでも可変名入れを検討できます

可変加工は、数百個、数千個の大量生産だけに使う仕組みではありません。

10名程度の社内表彰、少人数の退職記念、役員や重要顧客への贈り物などでも、一人ずつ名前を変える意味があります。

むしろ、人数が限られた特別な場面ほど、個別名入れの効果を感じてもらいやすいかもしれません。

大量配布用には共通ロゴだけの品物を用意し、表彰者や重要顧客向けには個人名を加えるという使い分けもできます。

まとめ

全員に同じ会社ロゴを入れたノベルティは、企業名を伝えるための販促品として有効です。

そこへ一人ひとり異なる名前、部署名、受賞名、番号などを加えると、同じ品物でも個人のために用意された記念品へ変わります。

可変名入れで大切なのは、単に名前を差し替えることだけではありません。

名簿を正しく整理し、文字数や表記を確認し、加工品とデータを照合して、指定された順番で納品するところまで含めた管理が必要です。

三栄ぷりんとでは、宛名印刷や差し込み印刷などで培ってきた可変印刷の経験を生かし、オリジナルグッズへの個別名入れをご相談いただけます。

• 社員全員の名前を変えて記念品を作りたい
• 表彰者ごとに受賞名を変えたい
• Excelの名簿からグラスへ名入れしたい
• 部署名や管理番号も一緒に入れたい
• 加工後に部署別、席順別で仕分けてほしい
• どのような品物が可変加工に向いているか相談したい

このような場合は、品物の素材と寸法、数量、加工したい項目、希望納期などをお知らせください。

品物がまだ決まっていない段階でも、用途に合った加工方法から一緒に検討いたします。