挨拶状のバリアブル印刷｜宛名・文面・差出人を一人ひとりに合わせて

「挨拶状の文章を、送る相手に合わせて変えたい」
「宛名だけでなく、差出人の名前や連名も変えられますか？」

こうしたご要望に対応できるのが、**バリアブル印刷（可変印刷）**です。

最近、異なるお客様から、挨拶状の本文全体を差し替えるバリアブル印刷を、2件お受けしました。宛名、本文、差出人で構成された1ページの中で、本文を相手ごとに変えるというご依頼です。

また、本文の途中にある数行にわたる文章を、相手に合わせて差し替えるケースもあります。

一人ひとりに合わせて文章を用意するのは、決して簡単なことではありません。それでも言葉を変えて伝えたい。その思いを、印刷の仕事を通して感じています。

今回は、三栄ぷりんとでお受けしてきた事例を交えながら、挨拶状に使えるバリアブル印刷をご紹介します。

宛名印刷も、身近なバリアブル印刷です

バリアブル印刷とは、リストなどのデータに合わせて、印刷する内容を1枚ごとに変える方法です。

「バリアブル」と聞くと難しそうですが、身近な例が宛名印刷です。

住所録のリストから、郵便番号、住所、会社名、肩書、お名前などを読み込み、はがきや封筒の決められた位置にレイアウトして印刷する。これもバリアブル印刷の一つです。

宛名印刷では、会社名が長い方もいれば、肩書がない方、連名になる方もいらっしゃいます。単純に文字を置き換えるだけでなく、それぞれの情報が読みやすく収まるように整えることも大切です。

この「1枚ごとに内容を変える」という仕組みは、挨拶状の本文や差出人にも活用できます。

年賀状で、宛先に合わせて差出人も変える

以前お受けした年賀状に、挨拶文や絵柄のある文面側は共通で、宛名面の情報を変えるご依頼がありました。

宛名が変わるのは通常の宛名印刷と同じですが、このときは、宛名面の左側に入れる差出人も、送る相手によって変わるという内容でした。

しかも、差出人は1名の場合もあれば、最大4名の連名になる場合もあります。肩書が付く方、付かない方が混在していました。

そのため、確認するのは名前の差し替えだけではありません。

• どの宛先に、どの差出人を組み合わせるか

• 差出人を何名掲載するか

• 連名をどの順番で並べるか

• それぞれの肩書をどのように配置するか

こうした条件を整理し、人数や文字量に合わせてレイアウトします。

宛先ごとに差出人の組み合わせが異なる年賀状も、データを整理することで対応できる一例です。今年もご相談をいただくかもしれないと、年賀状の時期が近づくと思い出す仕事です。

A4三つ折りの挨拶状に、相手の会社名やお名前を入れる

比較的よくお受けするのが、A4用紙1枚を三つ折りにして封筒に入れる挨拶状です。

この形式では、本文の冒頭に、相手の会社名、肩書、お名前などを配置することがあります。

封筒には郵送用の宛名を印刷し、中の挨拶状にも同じ宛先情報を使って相手の名前を入れる。本文が共通でも、「どなたに宛てた挨拶状なのか」が紙面に示されます。

この場合は、封筒の宛名と、中に入れる挨拶状の宛名を正しく対応させることが大切です。印刷内容だけでなく、封入時に照合しやすいよう、データや出力順を整えておく必要があります。

一部分の差し替えから、本文全体の差し替えまで

挨拶状のバリアブル印刷では、文面の一部分だけを変えることもあります。

相手のお名前や会社名を文中に入れたり、お礼を伝える一節を変えたりする方法です。

そこからさらに進んだのが、今回お受けしたような、本文全体を差し替えるご依頼です。

宛名、本文、差出人という基本の構成は共通でも、本文には、それぞれの相手に向けて用意された文章が入ります。また、冒頭と結びは共通にし、途中の数行だけを個別の文章にする方法もあります。

例えば、次のような使い方が考えられます。

• 退職の挨拶で、相手との思い出やお世話になったことを添える

• 就任の挨拶で、これまでの関係に合わせてお礼の言葉を変える

• 記念行事のお礼で、ご協力いただいた内容に触れる

同じ出来事をご報告する挨拶状でも、伝えたい内容は相手によって違うものです。

ただし、文章が変われば、文字数や行数も変わります。長い文章が用紙に収まるか、改行が不自然になっていないか、差出人との間隔が保たれているか。文章を差し替えた後の紙面まで確認することが、仕上がりを左右します。

仏事のお礼でも、相手に合わせた文面がありました

今回のご依頼で、以前お受けした仏事のお礼はがきのことも思い出しました。

親戚の方、ご友人など、相手との関係が異なります。また、いただいたものも、お香典、お花などさまざまです。

そうした条件に合わせて、お客様が何種類ものお礼の文面をご用意されていました。

「どのような間柄の方へ、何についてのお礼を伝えるのか」

その違いを文章に反映しようとすると、一つの文面では収まりきらないことがあります。複数の文面を用意することも、さらに一人ひとりのために文章を書くことも、手間のかかる作業です。

だからこそ、用意された言葉と宛先を正しく結び付け、読みやすい形で届けることが、印刷を担当する私どもの大切な役割だと感じます。

ご相談の際は、「誰に、どの内容を送るか」が分かるように

挨拶状のバリアブル印刷で大切なのは、宛先、文面、差出人の対応関係です。

例えば、Excelのリストで、1件の宛先に対して使用する文面や差出人が分かるように整理すると、確認しやすくなります。

文章が長い場合は、宛先リストと原稿に共通の管理番号を付けて対応させる方法も考えられます。同じ文面を複数の方に使う場合は、文面に番号を付けて区別することもできます。

ご相談の際には、次の内容をお知らせください。

• はがき、カード、A4用紙など、使用する用紙

• 予定している件数とご希望の納期

• 宛名、本文、差出人のうち、変更したい部分

• 文面が数種類なのか、一人ひとり異なるのか

• 差出人の連名や肩書の有無

• 封筒の宛名印刷や封入作業のご希望

原稿をすべて整えてからでなくても、まずは「このように送り分けたい」という段階でご相談ください。内容を拝見し、データのまとめ方やレイアウトについて確認いたします。

一人ひとりに伝えたい言葉を、挨拶状に

宛名だけを変える。
差出人の組み合わせを変える。
本文の数行を変える。
あるいは、本文全体を変える。

バリアブル印刷を使うことで、挨拶状にはさまざまな送り分けができます。

今回、本文をそれぞれ用意されたご依頼をお受けして、改めて感じたのは、文章を考えるお客様の手間と、その先にいる相手への思いでした。

三栄ぷりんとでは、宛名印刷に加え、文面や差出人を変更する挨拶状のバリアブル印刷もご相談いただけます。

「相手によって、お礼の言葉を変えたい」
「連名の人数や肩書がばらばらだけれど、印刷できるだろうか」

そんなご希望がありましたら、お気軽にお声がけください。