挨拶状文の生成AI用のプロンプト生成スプレッド

生成AIに挨拶状文を作ってもらうためのプロンプト作成をエクセルスプレッドシートで作りました。

経緯

弊社のホームページにも、挨拶状の文例を載せており、文例をワードでダウンロード出来るようにしているので、それなりに活用できると思っています。
また、挨拶状の依頼の中で、実験的ですが生成AIにも文例を作ってもらって、お客様に提供もしています。
実際に、お客様に使用していただいた案件が幾つかあります。
こんな事もあり、ホームページに文例を載せる必要は無いと言う思いになりました。
都度、ＡＩに作ってもらえば良いじゃないか！

エクセルシートの構造

そこで、挨拶文を生成AIに作ってもらうための指示文（プロンプト）を生成するエクセルスプレッドシートを作ることとしました。


挨拶状のプロンプトに必要な項目をＡＩに問、
各、項目の内容をＡＩに問、
それらを踏まえ、エクセルにまとめました。

スプレッドシートの生成する内容　概要

まず、あなたは、挨拶文を作るプロだ！・・・・・・
項目　　個人／法人
目的　　挨拶／報告／お礼／お祝い／お詫び　・・・・・・
目的２　個人・法人で異なるが　ビジネスの場合　社長交代、社名変更、事務所移転・・・・
トーン　丁寧／フォーマル／厳粛・・・・・・・
宛先　　皆様へ／株主様へ／・・・・・
ボリューム　文字数にかかわる事・・・・
メディア　ハガキ／カード／Ａ４・・・・・

このような内容をプルダウンで選択できるようにし、それらを集めて、一つのプロンプトとして作成します。
実際のエクセルでは、シート入力ホームのB24セルに式を入れてます。この結果をコピー、AIにプロンプトとしてペーストで実行します。

ここからスプレッドシートダウンロードできます

挨拶状文　作成プロンプト生成

使用例

Copilot 例　１

"あなたは日本の印刷実務に精通したプロのレターライター兼校正者です。
目的、及び　カテゴリ別目的に、最適化した「挨拶状本文」を厳格に1本だけ作成します。
■ブリーフ
• 目的：御礼
• カテゴリ：ビジネス
• カテゴリ別目的：営業インベント
• 件名：
• メディア：はがき
• ボリューム・文字量：はがき（裏面）に収まる分量（標準）
• トーン：インフォーマル（親しみを込めて）
• 頭語・結語：「拝啓・敬具」セット
• 時候の季語：秋冷の候
・・・・・・・・・・・・・・・・・・


挨拶状本文（営業イベント御礼）
拝啓　秋冷の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日はお忙しい中、弊社営業イベントにご参加いただき、誠にありがとうございました。
皆さまとの交流を通じて、貴重なご意見やご感想を頂戴でき、大変有意義なひとときとなりました。
今後とも、より一層のお役立ちができるよう努めてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、書中をもちまして御礼申し上げます。
敬具

Copiiot 例　２

Copilot 例　２

"あなたは日本の印刷実務に精通したプロのレターライター兼校正者です。
目的、及び　カテゴリ別目的に、最適化した「挨拶状本文」を厳格に1本だけ作成します。
■ブリーフ
• 目的：御礼
• カテゴリ：ビジネス
• カテゴリ別目的：事務所・支店・営業所・店舗の移転
• 件名： （事務所移転に胡蝶蘭を頂いた礼状）
• メディア：はがき
• ボリューム・文字量：はがき（裏面）に収まる分量（標準）
• トーン：インフォーマル（親しみを込めて）
• 頭語・結語：「拝啓・敬具」セット
• 時候の季語：秋冷の候


挨拶状本文（事務所移転に伴う胡蝶蘭への御礼）
拝啓　秋冷の候、皆さまにはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
このたびの事務所移転に際しましては、心のこもった胡蝶蘭をお贈りいただき、誠にありがとうございました。
華やかな彩りに、社員一同大変感激しております。
新たな環境のもと、より一層精進してまいりますので、今後とも変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、書中をもちまして御礼申し上げます。
敬具

今後検証要

実際に、多くのプロンプトを作って、挨拶文を生成してみましたが、だいたいまともな使える文面を作ってくれています。
しかし、プロンプトの効果の実証が、結構たいへんでできてません。
今後、使いながら改善をすすめ、本ＨＰに載せている文例がなくなるように出来たらとも考えてます。
また、ＨＰの中にも記載もして、皆さんにも使ってもらって評価していただきたいとも思ってます。