宛名印刷レイアウト 長い肩書きで泣いています
管理者用
当社では、宛名印刷をお受けしています。
いつも悩まされるのは、嫌になるほど・泣きたくなるほど肩書きが長いのです。
宛名の専門にお受けしている私どもでも未だに悩む問題なのです。
ー 目 次 ー
対応策ー１ 部署と、その役職をつなげた記述は分解する。
対応策ー２ 肩書の行数を増やす。
対応策ー３ 名前の横に配置
対応策ー４ 手作業でレイアウト
対応策ー５ 横書きレイアウト
どうして肩書が長いの
次の図も最近のリストです。
住所リストの肩書き欄を文字数の長い順にソートしてみました。
一番上の肩書きは、６７文字も有ります。
・カタカナの役職
外資系の企業のみならず、最近の日本企業の中にもカタカナ表記の肩書が使われてきている。
・役員の方に多いのですが、多くのセクションを担当・兼務している。
などが上げられますが、名刺に記述されている肩書きが長いのでしょう。
この名刺を使って、住所録を作成します。当然、肩書きは長くなります。
肩書きのレイアウト
通常、肩書きは、名前の上にレイアウトするようにしてます。
６７文字・・・・このように長くなってくると名前の上には配置できません。
名前の右に配置するしかありません。
右に一行で配置するのですが、文字サイズが小さくなります。
それでは、2行にして配置と言う事になるのですが、どこで改行するかで悩む事になります。
肩書きの対応策
長い肩書きに対する対応の為に、入稿された宛名データを目視でチェックしています。
また、自動化している項目もあります。
これらを、まとめて見ました。
対応策ー１ 部署と、その役職をつなげた記述は分解する。
次の図に示す宛名の例では、印刷事業部長 が肩書として名前の上に配置されます。
この記述を、 セクションの 印刷事業部 と 肩書の 部長 にしました。
名前の上に 役職の 部長 を 名前の右に印刷事業部を配置します。
部署と、その役職をつなげた記述は、長くなりますので分解することをお勧めします。
対応策ー２ 肩書の行数を増やす。
名前の上に配置出来る肩書の行数を増やす方法です。
［常務取締役 技術開発センター 室長］ と記述している場合、スペースを元に改行して
名前の上には三行で配置しました。
［常務取締役］
［技術開発センター］
［室長］
私が、見る限り、3行までが限界のようです。
ここで紹介した例では、スペースを元に改行位置を探ってますが、スペースが入っていなければ、区切りがわかりませんので対応出来ません。
その他に、兼務の記述で使われる （兼）や兼 の文字を区切りとして使えます。
［総務部長 兼 経理部長］ の記述を
［総務部長］
［兼 経理部長］ の様に、2行にしてレイアウトできます。
区切りをスペース・兼 で紹介しましたが、良く使われている記述から、区切りを想定する事も可能です。
例えば、簡単な例ですが、代表取締役社長 とあった場合、代表取締役 社長 を分ける事は容易です。
こんなこともスクリプトに組み込んでいます。
対応策ー３ 名前の横に配置
名前の上に配置しようと試みましたが、フォントサイズを落とさないとレイアウトできません。
そこでフォントサイズを小さくして行きます。
しかし、文字が小さくなって、読みずらくなります。
名前の上に配置出来る最小フォントサイズを決めておいて、その設定値より下回ったら、名前の右にレイアウトします。
又、名前の上のレイアウトは使用しない、全て名前の右配置で行うと言う事も選択出来るようにしてます。
対応策ー４ 手作業でレイアウト
宛名のレイアウトは、全て自動化してますが、まだ完全ではありません。
レイアウト作業を行う前の宛名リストの事前チェックを行います。
お客様からのデータですので、そのまま使いたいのですが、部署等のレイアウト情報と肩書きを含めた項目から、項目の振り分けを行う場合があります。
また、対応策ー１ で述べたように、判る範囲で、肩書きの区切りを入れたりします。
レイアウト後の結果も全件チェックしてますが、 実際の自動化の中でも、フォントサイズなどのチェックを行っています。
設定の値を越えている場合は、フラグを付けています。目視のチェックを促します。
対応策ー５ 横書きレイアウト
対応策の奥の手は、横書のレイアウトにすると言うことでしょうか。
横書きは横書きでの難しさはあるのですが、縦書きよりバランスは取りやすいように思います。
完全自動化を目指して
宛名の完全自動化はまだまだです。
今回の肩書きだけでもまだまだです、全体のレイアウトから見て、自動化の改善を進めて行く必要があります。
手作業での作業を出来る限り減らして行けるよう完成度を上げて行きたいと思います。
挨拶状の宛名書きでお困りの場合や疑問な点が有りましたら、お気軽にご相談ください。
きっと解決策が見つかると思います。
