宛名データを、ワードで頂きました。
このデータを使用する為には、エクセル等の表データにする必要があります。

件数が少なければ、コピー＆ペーストで済みますが、件数が多くなるとそうもいきません。
今回の対応事例を簡単に紹介します。

入稿のファイルを見ますと　社名と住所だけのファイルでした。
住所データの記入位置は固定です。
また、郵便番号の記載が有りません。

(データは実際のものと異なるサンプルデータを使用して説明してます）

 〔目　次〕

1、ワードファイルをテキストファイルに変換
２、エクセルにテキストファイルを取り込む
３、エクセルに取り込んだデータを整理
　①　余計なスペ―ス削除
　②　空白行の削除
　③　郵便番号を付ける

ワードファイルをテキストファイルに変換

書式なしで別名保存します。

［ファイル］⇒［名前を付けて保存］⇒　保存場所を指定します　⇒ファイルの種類を　［書式なし(.txt)］⇒［保存］

又は、［ファイル］⇒［エクスポート］⇒　［ファイルの種類の変更］⇒［書式なし(.txt)］⇒保存場所を指定して　［保存］

ワードのテキストを全て選択して　　コピー　⇒　メモ帳等を開いてペースト　⇒　テキストファイルとして保存しても良いでしょう。

もし、コードの指定ウインドウが表示された場合は［シフトJIS］　コードを選択しましょう。

保存したテキストファイルをメモ帳で開いた画像です。

エクセルにテキストファイルを取り込む

エクセルを起動します　⇒　［データ］⇒［テキストファイル］⇒　.txt　テキストファイルを選択します。

テキストファイルウィザード-１／３　が開きます。

スペースによって右または左に揃えられた固定長フィールドのデータ（W)　を選択して［次へ(N)］

区切り位置でマウスのボタンをクリックします。　⇒　［完了（E）］

桁数を区切りにして取り込みます。

エクセルに取り込んだデータを整理

ワードの元データの状態によって、異なりますが、エクセルに取り込んだデータを整理します。

今回の例では、空白行がありますので削除します。

余計なスペ―ス削除

桁数を指定してセルを分けましたので、目には見えていませんが余計なスペースが付いています。
ＴＲＩＭ関数を使って、余分なスペースを削除しましょう。

　　TRIM　単語間のスペースを１つづつ残して不要なスペースをすべて削除します

同じ行の空いているセルに　ＴＲＩＭ関数を記入します。

例）　=TRMI(a1)

相対するセルに対し　TRIM関数をコピーして、全てのセルの余計なスペースを削除します。

TRIM　結果の全てをコピーして同じ場所に　値の貼りつけオプションでペーストします。

変換前のA列、B列　の元の列を削除します。

空白行の削除

［データ］⇒［重複の削除］　空白行が1行だけ残りますが全て削除されます。残った１行も削除します。

さらに、目視で、表の整理を行います。

郵便番号を付ける

今回は、住所データに郵便番号を付けます。
郵便番号変換アドインを登録しておく必要があります。

このブログでも、紹介してますので参照してください。　　Excel郵便アドインは便利　

 郵便番号が生成されていない処は、住所データに問題があるかもしれません。